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La sezione anagrafiche presente a livello di trattamento consente di importare da un file di input (in formato CSV e generato in autonomia dall’utente) una lista di anagrafiche, in modo tale da creare un legame certo tra l’anagrafica (censita ad esempio in un gestionale) ed il trattamento. Dalla sezione anagrafiche a livello di organizzazione sarà poi possibile utilizzare la funzionalità di ricerca che restituirà il link al trattamento (o i trattamenti, nel caso siano più di uno) del quale l’anagrafica fa parte.

Questa funzionalità diventa fondamentale nel momento in cui l’interessato ad un determinato trattamento richiede all’organizzazione l’accesso ad alcune informazioni dello stesso, come da diritto indicato dal primo paragrafo dell’articolo 15 del GDPR, che cita:

“L’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e in tal caso, di ottenere l’accesso ai dati personali e alle seguenti informazioni:
a) le finalità del trattamento;
b) le categorie di dati personali in questione;
c) i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, in particolare se destinatari di paesi terzi o organizzazioni internazionali;
d) quando possibile, il periodo di conservazione dei dati personali previsto oppure, se non è possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo;”

Per importare una nuova lista di anagrafiche per un determinato trattamento, accedere allo stesso e spostarsi nella sezione Anagrafiche.

Scegliere il file in formato CSV contenente le anagrafiche da importare. Il file deve rispettare i seguenti requisti:

1. nel file da importare possono essere presenti al massimo 6 campi, che possono essere liberamente scelti dall’utente;
2. la prima riga deve contenere l’intestazione, con una descrizione dei campi (vedi esempi più avanti);
3. i campi devono essere delimitati da un carattere a scelta tra “;” (punto e virgola), “,” (virgola) e “:” (due punti);
4. la lunghezza massima dei campi è di 50 caratteri. Campi più lunghi verranno comunque importati, ma troncati al raggiungimento dei 50 caratteri;
5. la dimensione massima del file è di 10 MB.

Di seguito si presentano alcuni esempi di come potrebbe essere strutturato il file CSV dal quale importare le anagrafiche. Per ogni esempio viene presentato e messo a disposizione il template del foglio di calcolo ed il relativo csv generato. E’ necessario effettuare il download del template, modificarlo con il proprio foglio di calcolo (es. Libreoffice Calc oppure Microsoft Office) inserendo le proprie anagrafiche, quindi esportarlo in formato csv scegliendo uno dei delimitatori di campo compatibili.

• esempio file generico (download template)

file CSV generato:

campo 1,campo 2,campo 3,campo 4,campo 5,campo 6
aaaaaaaa,bbbbbbbb,cccccccc,1111111,2222222,3333333
dddddddd,eeeeeeee,ffffffff,4444444,5555555,6666666

• esempio file contenente anagrafiche di persone giuridiche (download template formato ods)

file CSV generato:

ragione sociale;indirizzo;partita iva;codice fiscale
AZIENDA A;via al Desert, 22 38061 Ala (TN) Italia;22222222222;22222222222
AZIENDA B;via Pascoli, 1 38100 Trento (TN) Italia;11111111111;11111111111

• esempio file contenente anagrafiche di persone fisiche (download template formato ods)

file CSV generato:

nome:cognome:codice fiscale;telefono
Mario:Rossi:RSSMRA75L01H501A:0464123456
Giovanni:Barbieri:BRBGNN82H18F205H:0461345678

• esempio file contenente anagrafiche di persone giuridiche e persone fisiche (download template formato ods)

file CSV generato:

nome,cognome,ragione sociale,partita iva, codice fiscale,mail
Mario:Rossi:::RSSMRA75L01H501A:mario.rossi@gmail.com
Giovanni:::Barbieri:BRBGNN82H18F205H:gbarbieri@yahoo.com
::AZIENDA B:33333333333:33333333333:aziendab@prova.it
::AZIENDA A:11111111111:11111111111:aziendaa@prova.it
::Ditta individuale di Mario Rossi:22222222222:RSSMRA75L01H501A:mario@rossi.it

Inserire eventuali note descrittive riguardanti le anagrafiche da importare (ad esempio il nome del gestionale dal quale le anagrafiche sono state esportate), scegliere il delimitatore dei campi tra quelli proposti, quindi fare clic su Importa.

Il file viene caricato e UIDAPO inizia la procedura di importazione.

Il tempo di importazione delle anagrafiche può variare, a seconda della dimensione del file, da pochi secondi a qualche minuto. Una volta completata l’importazione è possiblie verificare i log della stessa.

Vengono segnalati eventuali errori di importazione e specificate le cause degli stessi.

In ogni momento è possibile aggiornare le anagrafiche per un determinato trattamento, effettuando nuovamente il processo di caricamento. Le anagrafiche caricate in precedenza verranno sovrascritte.

E’ possibile scaricare il file CSV caricato in precedenza cliccando sul pulsante download.

E’ possibile eliminare le anagrafiche caricate cliccando sul pulsante ELIMINA.