Gestione Persone (org aggiuntive)

Video aggiunta Persona Fisica e Persona Giuridica

Documentazione Gestione Persone

Dopo aver fatto accesso alla pagina principale dell’organizzazione (primaria o in outsourcing) è possibile visualizzare le persone censite o censirne di nuove spostandosi sulla sezione Persone. La sezione è divisa in due tab, Lista persone per tipo e Ruoli.

Alle persone censite, che possono essere Persone Fisiche o Persone Giuridiche, potranno essere poi assegnati i seguenti ruoli all’interno dei trattamenti:

  • Titolare
  • Contitolare
  • Responsabile
  • Subresponsabile
  • Rappresentante
  • DPO
  • Referente privacy
  • Incaricato

RUOLI ASSEGNATI IN AUTOMATICO

Nel momento in cui si censisce un nuovo trattamento all’interno del Registro del Titolare, al ruolo Titolare viene automaticamente assegnata la persona giuridica che si riferisce all’organizzazione che gestisce il trattamento.

Nel momento in cui si censisce un nuovo trattamento all’interno del Registro del Responsabile, al ruolo Responsabile viene automaticamente assegnata la persona giuridica che si riferisce all’organizzazione che gestisce il trattamento.

Lista persone per tipo

In questa tab vengono riportate tutte le persone già censite, suddivise in base al tipo (fisica / giuridica). Inoltre per ciascuna persona, cliccando sul pulsante lista,  viene data indicazione del numero di trattamenti nei quali la persona riveste un ruolo ed ulteriori indicatori dello stato di quel ruolo. Nell’esempio sottostante, alla persona selezionata è stato assegnato il ruolo di responsabile nel trattamento “database dipendenti” e viene indicato, attraverso la presenza di un’icona, che si tratta di un responsabile esterno. Inoltre la stessa persona è responsabile  esterno anche del trattamento “database clienti” ed inoltre viene visualizzato un alert indicante la mancanza di una nomina per quel ruolo. Cliccando sul uno dei ruoli presenti nella lista si accede al trattamento nel quale è stato assegnato.

Nella stessa tab possono inoltre essere aggiunte nuove persone.

PERSONA FISICA

Per creare una nuova persona fisica, cliccare su Aggiungi persona fisica.

Viene chiesto di inserire alcuni dati (i campi obbligatori sono segnalati attraverso il simbolo *) relativi alla persona:

  • se interno / esterno (nel caso in cui la persona sia il DPO, rif. articolo 37 GDPR, oppure il Responsabile)
  • Nome
  • Cognome
  • Mail
  • PEC
  • CF
  • Telefono

Se si sta aggiungendo una persona a partire dall’organizzazione primaria è inoltre possibile indicare se quella persona deve essere visibile solo per l’organizzazione primaria o anche per eventuali altre organizzazioni aggiuntive già censite (ad esempio quella persona potrebbe essere un DPO che successivamente potrebbe essere censito per più organizzazioni).

Fare clic su Aggiungi.

PERSONA GIURIDICA

Per creare una nuova persona giuridica, cliccare su Aggiungi persona giuridica.

Viene chiesto di inserire alcuni dati (i campi obbligatori sono segnalati attraverso il simbolo *) relativi alla persona:

  • Ragione sociale
  • PIVA
  • CF
  • Mail
  • Telefono
  • PEC
  • Indirizzo
  • Povincia
  • Città
  • CAP
  • Stato

Se si sta aggiungendo una persona a partire dall’organizzazione primaria è inoltre possibile indicare se quella persona deve essere visibile solo per l’organizzazione primaria o anche per eventuali altre organizzazioni aggiuntive già censite (ad esempio quella persona potrebbe essere un DPO che successivamente potrebbe essere censito per più organizzazioni).

Fare clic su Aggiungi.

Le persone possono essere modificate in ogni momento cliccando sul pulsante modifica ed eliminate cliccando sul pulsante elimina.

Ruoli

In questa tab vengono riportati tutti i ruoli con l’indicazione, per ognuno, del numero di trattamenti nei quali il ruolo è stato assegnato. Inoltre per ciascun ruolo, cliccando sul pulsante lista,  viene data indicazione del numero di trattamenti nei quali il ruolo è stato assegnato ed ulteriori indicatori dello stato di quel ruolo. Nell’esempio sottostante, il ruolo Responsabile è stato assegnato nel trattamento “buste paga” e viene indicato, attraverso la presenza di un’icona, la mancanza di una nomina per quel ruolo. Inoltre lo stesso ruolo è stato assegnato al trattamento “database dipendenti” e al trattamento “database clienti”, nel quale viene indicato che si tratta di un responsabile esterno ed inoltre viene visualizzato un alert indicante la mancanza di una nomina per quel ruolo. Cliccando su uno dei ruoli presenti nella lista si accede al trattamento nel quale è stato assegnato.

Gestione Persone (org primaria)

Video aggiunta Persona Fisica e Persona Giuridica

Documentazione Gestione Persone

Dopo aver fatto accesso alla pagina principale dell’organizzazione è possibile visualizzare le persone censite o censirne di nuove spostandosi sulla tab Persone. La sezione è divisa in due tab, Lista persone per tipo e Ruoli.

Alle persone censite, che possono essere Persone Fisiche o Persone Giuridiche, potranno essere poi assegnati i seguenti ruoli all’interno dei trattamenti:

  • Titolare
  • Contitolare
  • Responsabile
  • Subresponsabile
  • Rappresentante
  • DPO
  • Referente privacy
  • Incaricato

RUOLI ASSEGNATI IN AUTOMATICO

Nel momento in cui si censisce un nuovo trattamento all’interno del Registro del Titolare, al ruolo Titolare viene automaticamente assegnata la persona giuridica che si riferisce all’organizzazione che gestisce il trattamento.

Nel momento in cui si censisce un nuovo trattamento all’interno del Registro del Responsabile, al ruolo Responsabile viene automaticamente assegnata la persona giuridica che si riferisce all’organizzazione che gestisce il trattamento.

Lista persone per tipo

In questa tab vengono riportate tutte le persone già censite, suddivise in base al tipo (fisica / giuridica). Inoltre per ciascuna persona, cliccando sul pulsante lista,  viene data indicazione del numero di trattamenti nei quali la persona riveste un ruolo ed ulteriori indicatori dello stato di quel ruolo. Nell’esempio sottostante, alla persona selezionata è stato assegnato il ruolo di responsabile nel trattamento “database dipendenti” e viene indicato, attraverso la presenza di un’icona, che si tratta di un responsabile esterno. Inoltre la stessa persona è responsabile  esterno anche del trattamento “database clienti” ed inoltre viene visualizzato un alert indicante la mancanza di una nomina per quel ruolo. Cliccando sul uno dei ruoli presenti nella lista si accede al trattamento nel quale è stato assegnato.

Nella stessa tab possono inoltre essere aggiunte nuove persone.

PERSONA FISICA

Per creare una nuova persona fisica, cliccare su Aggiungi persona fisica.

Viene chiesto di inserire alcuni dati (i campi obbligatori sono segnalati attraverso il simbolo *) relativi alla persona:

  • se interno / esterno (nel caso in cui la persona sia il DPO, rif. articolo 37 GDPR, oppure il Responsabile)
  • Nome
  • Cognome
  • Mail
  • PEC
  • CF
  • Telefono

Fare clic su Aggiungi.

PERSONA GIURIDICA

Per creare una nuova persona giuridica, cliccare su Aggiungi persona giuridica.

Viene chiesto di inserire alcuni dati (i campi obbligatori sono segnalati attraverso il simbolo *) relativi alla persona:

  • Ragione sociale
  • PIVA
  • CF
  • Mail
  • Telefono
  • PEC
  • Indirizzo
  • Povincia
  • Città
  • CAP
  • Stato

Fare clic su Aggiungi.

Le persone possono essere modificate in ogni momento cliccando sul pulsante modifica ed eliminate cliccando sul pulsante elimina.

Ruoli

In questa tab vengono riportati tutti i ruoli con l’indicazione, per ognuno, del numero di trattamenti nei quali il ruolo è stato assegnato. Inoltre per ciascun ruolo, cliccando sul pulsante lista,  viene data indicazione del numero di trattamenti nei quali il ruolo è stato assegnato ed ulteriori indicatori dello stato di quel ruolo. Nell’esempio sottostante, il ruolo Responsabile è stato assegnato nel trattamento “buste paga” e viene indicato, attraverso la presenza di un’icona, la mancanza di una nomina per quel ruolo. Inoltre lo stesso ruolo è stato assegnato al trattamento “database dipendenti” e al trattamento “database clienti”, nel quale viene indicato che si tratta di un responsabile esterno ed inoltre viene visualizzato un alert indicante la mancanza di una nomina per quel ruolo. Cliccando su uno dei ruoli presenti nella lista si accede al trattamento nel quale è stato assegnato.