In questo esempio è stata creata un’organizzazione che per il consulente diventa l’organizzazione tipo rivenditore mobili.

Per l’organizzazione sono stati creati i seguenti tre trattamenti:

• gestione clienti
• gestione dipendenti
• gestione fornitori

Per i trattamenti esistenti è possibile assegnare la condizione di preferito premendo il relativo pulsante per ogni singolo trattamento:

La lista dei trattamenti preferiti esistenti può essere visualizzata nella schermata principale del modulo GDPR, premendo sulla sezione Trattamenti Preferiti.

Dalla sezione è possibile accedere ai dettagli del trattamento oppure rimuovere il trattamento dalla lista dei preferiti.

Questi trattamenti possono ora essere facilmenti importati all’interno del registro di un’altra organizzazione. E’ sufficiente accedere al registro all’interno del quale si vogliono importare i registri, quindi premere su Importa:

Selezionare uno o più trattamenti da importare, quindi premere su Importa:

Tutte le funzionalità di stampa vengono attivata utilizzando l’apposito pulsante:

Le opzioni di stampa disponibili sono:

• stampa totale del registro dei trattamenti: viene generato un file docx contenente:
  • premessa contenente dettagli normativi
  • definizioni di alcuni termini utilizzati all’interno del documento
  • presentazione dell’organizzazione (ragione sociale, partita iva, codice fiscale, dati del rappresentante legale, sedi dell’organizzazione)
  • ogni singolo registro con ogni singolo trattamento, all’interno dei quali sono presenti le sezioni:
    • DATI GENERALI
    • FINALITA’
    • CONSERVAZIONE
    • RISCHI, MISURE E DPIA
    • PERSONE
    • ASSET
    • VIOLAZIONI
    • ALLEGATI

• stampa del singolo registro e relativi trattamenti
• stampa del singolo trattamento

E’ presente una funzioanalità di copia che consente di copiare i diversi campi su tutte le finalità censite.

Potrebbe interessarti anche:

La sezione Persone presente a livello di organizzazione, nella tab Caricamento da CSV, consente di importare in modo massivo da un file di input (in formato CSV e generato in autonomia dall’utente) un elenco di Persone Fisiche o Persone Giuridiche.

Mettiamo a disposizione i template da scaricare e compilare per il caricamento massivo:

template Persone Fisiche

template Persone Giuridiche

Una volta terminata la compilazione del file del template con l’aggiunta  delle persone che si desidera importare, selezionare il file, scegliere il delimitatore (il template di default utilizza il carattere “;”), il tipo di persone (Fisiche o Giuridiche) da importare, quindi premere su Importa.

E’ poi possibile premere sulle 3 diverse tab per compilare i vari campi.

Cliccando su Rischi vengono visualizzati tutti i rischi individuati per il trattamento.

Da questa tab è possibile selezionare nuovi rischi o deselezionare gli esistenti. E’ inoltre possibile, cliccando sul pulsante di accesso, accedere al singolo rischio per definire i valori di probabilità e di danno dello stesso.

In automatico viene calcolato il valore di rischio.

Cliccando su Salva si viene riportati alla schermata generale dei rischi, dove si può vedere il valore di rischio assegnato.

Il valore di rischio viene visualizzato in tre diverse modalità:

Rischio iniziale: è il valore che è appena stato censito, frutto della moltiplicazione tra probabilità e danno.

Rischio residuo: è il valore di rischio a fronte delle misure di sicurezza adottate.

Rischio potenziale: è il valore di rischio che verrebbe raggiunto a fronte dell’attuazione di tutte le misure censite.

Premendo nuovamente sul pulsante di accesso del rischio al quale si è assegnato il valore, è possibile accedere successivamente alla tab Misure.

Da questa schermata è possible censire una nuova misura di sicurezza da applicare al rischio premendo su Aggiungi misura.

Selezionare la misura da applicare, assegnare alla stessa un valore da 1 a 15, indicare se la misura è già stata attuata o meno e censire la data di attuazione della misura. Eventualmente indicare anche una nota relativa alla misura stessa.

Premendo su INDIETRO si viene riportati alla schermata generale dei rischi, dove si può vedere il nuovo valore di rischio assegnato.

In questo caso il valore di Rischio Residuo è identico al valore di Rischio Iniziale, in quanto si è stabilita una data futura per l’attuazione della misura. Il Rischio Potenziale invece è stato correttamente aggiornato prendendo in considerazione l’effettiva attuazione della misura. Indicando la misura come già attuata si vedrà il valore di Rischio Residuo diminuire del valore attribuito alla misura.

Cliccando su Necessità vengono visualizzati i seguenti campi:

Una volta compilati i vari campi, è possibile premere su Salva, quindi passare alla tab successiva, facendo clic su Diritti:

Una volta compilati i vari campi, è possibile premese su Salva.

Articolo 20 – Diritto alla portabilità dei dati
1. L’interessato ha il diritto di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che lo riguardano forniti a un titolare del trattamento e ha il diritto di trasmettere tali dati a un altro titolare del trattamento senza impedimenti da parte del titolare del trattamento cui li ha forniti.

Potrebbe interessarti anche:

La sezione anagrafiche presente a livello di organizzazione consente di  ricercare informazioni (campi) tra le anagrafiche importate in precedenza Il risultato della funzionalità di ricerca restituirà il link al trattamento (o i trattamenti, nel caso siano più di uno) del quale l’anagrafica fa parte.

Per utilizzare la funzionalità di ricerca tra le anagrafiche, accedere alla sezione Anagrafiche presente a livello di organizzazione.

Viene mostrata una barra di ricerca e la lista delle anagrafiche che risultano già importate, con il riferimento al trattamento al quale le anagrafiche sono legate.

Inserire la stringa da cercare (almeno 4 caratteri) nello spazio apposito disponibile nella barra di ricerca. UIDAPO restituirà i risultati della ricerca in tempo reale.

Cliccando sul risultato della ricerca si accederà al trattamento del quale l’anagrafica visualizzata fa parte.

Potrebbe interessarti anche:

La sezione anagrafiche presente a livello di trattamento consente di importare da un file di input (in formato CSV e generato in autonomia dall’utente) una lista di anagrafiche, in modo tale da creare un legame certo tra l’anagrafica (censita ad esempio in un gestionale) ed il trattamento. Dalla sezione anagrafiche a livello di organizzazione sarà poi possibile utilizzare la funzionalità di ricerca che restituirà il link al trattamento (o i trattamenti, nel caso siano più di uno) del quale l’anagrafica fa parte.

Questa funzionalità diventa fondamentale nel momento in cui l’interessato ad un determinato trattamento richiede all’organizzazione l’accesso ad alcune informazioni dello stesso, come da diritto indicato dal primo paragrafo dell’articolo 15 del GDPR, che cita:

“L’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e in tal caso, di ottenere l’accesso ai dati personali e alle seguenti informazioni:
a) le finalità del trattamento;
b) le categorie di dati personali in questione;
c) i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, in particolare se destinatari di paesi terzi o organizzazioni internazionali;
d) quando possibile, il periodo di conservazione dei dati personali previsto oppure, se non è possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo;”

Per importare una nuova lista di anagrafiche per un determinato trattamento, accedere allo stesso e spostarsi nella sezione Anagrafiche.

Scegliere il file in formato CSV contenente le anagrafiche da importare. Il file deve rispettare i seguenti requisti:

1. nel file da importare possono essere presenti al massimo 6 campi, che possono essere liberamente scelti dall’utente;
2. la prima riga deve contenere l’intestazione, con una descrizione dei campi (vedi esempi più avanti);
3. i campi devono essere delimitati da un carattere a scelta tra “;” (punto e virgola), “,” (virgola) e “:” (due punti);
4. la lunghezza massima dei campi è di 50 caratteri. Campi più lunghi verranno comunque importati, ma troncati al raggiungimento dei 50 caratteri;
5. la dimensione massima del file è di 10 MB.

Di seguito si presentano alcuni esempi di come potrebbe essere strutturato il file CSV dal quale importare le anagrafiche. Per ogni esempio viene presentato e messo a disposizione il template del foglio di calcolo ed il relativo csv generato. E’ necessario effettuare il download del template, modificarlo con il proprio foglio di calcolo (es. Libreoffice Calc oppure Microsoft Office) inserendo le proprie anagrafiche, quindi esportarlo in formato csv scegliendo uno dei delimitatori di campo compatibili.

• esempio file generico (download template)

file CSV generato:

campo 1,campo 2,campo 3,campo 4,campo 5,campo 6
aaaaaaaa,bbbbbbbb,cccccccc,1111111,2222222,3333333
dddddddd,eeeeeeee,ffffffff,4444444,5555555,6666666

• esempio file contenente anagrafiche di persone giuridiche (download template formato ods)

file CSV generato:

ragione sociale;indirizzo;partita iva;codice fiscale
AZIENDA A;via al Desert, 22 38061 Ala (TN) Italia;22222222222;22222222222
AZIENDA B;via Pascoli, 1 38100 Trento (TN) Italia;11111111111;11111111111

• esempio file contenente anagrafiche di persone fisiche (download template formato ods)

file CSV generato:

nome:cognome:codice fiscale;telefono
Mario:Rossi:RSSMRA75L01H501A:0464123456
Giovanni:Barbieri:BRBGNN82H18F205H:0461345678

• esempio file contenente anagrafiche di persone giuridiche e persone fisiche (download template formato ods)

file CSV generato:

nome,cognome,ragione sociale,partita iva, codice fiscale,mail
Mario:Rossi:::RSSMRA75L01H501A:mario.rossi@gmail.com
Giovanni:::Barbieri:BRBGNN82H18F205H:gbarbieri@yahoo.com
::AZIENDA B:33333333333:33333333333:aziendab@prova.it
::AZIENDA A:11111111111:11111111111:aziendaa@prova.it
::Ditta individuale di Mario Rossi:22222222222:RSSMRA75L01H501A:mario@rossi.it

Inserire eventuali note descrittive riguardanti le anagrafiche da importare (ad esempio il nome del gestionale dal quale le anagrafiche sono state esportate), scegliere il delimitatore dei campi tra quelli proposti, quindi fare clic su Importa.

Il file viene caricato e UIDAPO inizia la procedura di importazione.

Il tempo di importazione delle anagrafiche può variare, a seconda della dimensione del file, da pochi secondi a qualche minuto. Una volta completata l’importazione è possiblie verificare i log della stessa.

Vengono segnalati eventuali errori di importazione e specificate le cause degli stessi.

In ogni momento è possibile aggiornare le anagrafiche per un determinato trattamento, effettuando nuovamente il processo di caricamento. Le anagrafiche caricate in precedenza verranno sovrascritte.

E’ possibile scaricare il file CSV caricato in precedenza cliccando sul pulsante download.

E’ possibile eliminare le anagrafiche caricate cliccando sul pulsante ELIMINA.

L’aggiunta dai campi può essere effettuata direttamente in fase di censimento del trattamento, scrivendo il nome del nuovo campo e premendo enter.

La gestione completa dei campi (aggiunta/rimozione) è fattibile a livello di organizzazione, premendo sulla sezione Liste-Campi.

La sezione presenta i campi correntemente censiti, suddivisi per Lista.

Dalla sezione è possibile rimuovere (solo nel caso in cui il determinato campo che si desidera eliminare non sia utilizzato all’interno di uno o più trattamenti) i campi premendo il pulsante elimina.

E’ inoltre possiblie censire un nuovo campo cliccando su Aggiungi nuovo campo presente al termine dei campi della lista alla quale si desidera aggiungere il campo.

Digitare il nome del nuovo campo e cliccare su Aggiungi.

In ogni momento è possibile ripristinare lo stato iniziale della lista campi premendo su Ricarica Default (attenzione, eventuali campi aggiunti manualmente andranno persi!).

Indipendentemente dal livello di rischio del trattamento violato, UIDAPO mette sempre a disposizione, per ogni violazione censita, il modulo pdf da inviare all’autorità. Le informazioni da integrare nella comunicazione da inviare agli interessati vengono invece messe a disposizione nel caso in cui, nel momento  in cui viene censita la violazione, la risposta al quesito:

“Comunicazione agli interessati necessaria?” è:

“Sì” oppure “No. Si procede con una comunicazione pubblica o altra misura simile“.