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La sezione Asset e Locali presente a livello di organizzazione aggiuntiva, consente di importare in modo massivo da un file di input (in formato CSV e generato in autonomia dall’utente) un elenco di Asset.

Mettiamo a disposizione i template da scaricare e compilare per il caricamento massivo:

template Asset

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Video Creazione Nuovo Trattamento

Documentazione Gestione Trattamento

Dopo aver fatto accesso alla sezione dei Registri della org aggiuntiva è possibile iniziare a censire i trattamenti.

Accedere ad uno dei registri censiti, utilizzando il pulsante di accesso.

Spostarsi quindi nella tab Trattamenti.

E’ possibile aggiungere nuovi Trattamenti, modificare i dati dei Trattamenti esistenti oppure rimuovere i Trattamenti.

AGGIUNTA NUOVO TRATTAMENTO

Se non è ancora presente un trattamento, è possible aggiungerne uno cliccando su Aggiungi nuovo trattamento.

Viene richiesto l’inserimento di alcuni campi:

Per facilitare la compilazione, per le seguenti voci vengono resi disponibili di default diversi campi che possono essere selezionati:

• Finalità
  • Base giuridica (questo campo viene compilato successivamente nella sezione Finalità presente all’interno del trattamento)
  • Dati personali comuni (questo campo viene compilato successivamente nella sezione Finalità presente all’interno del trattamento)
  • Dati particolari art.9 (questo campo viene compilato successivamente nella sezione Finalità presente all’interno del trattamento)
  • Dati particolari art.10 (questo campo viene compilato successivamente nella sezione Finalità presente all’interno del trattamento)
  • Come vengono cancellati i dati una volta decorso il termine di conservazione? (questo campo viene compilato successivamente nella sezione Finalità presente all’interno del trattamento)
  • Termini previsti per la conservazione (questo campo viene compilato successivamente nella sezione Finalità presente all’interno del trattamento)
  • Modalità di raccolta dei dati degli interessati (questo campo viene compilato successivamente nella sezione Finalità presente all’interno del trattamento)
  • Mezzo di diffusione (questo campo viene compilato successivamente nella sezione Finalità presente all’interno del trattamento)
• Categorie interessati
• Categorie dati personali
• Categorie destinatari
• Data Masking
• In caso di violazione, cosa è necessario prevedere per questo trattamento?

Oltre a quelli disponibili, è comunque possibile aggiungere nuovi campi:

Al termine cliccare su Aggiungi.

Il trattamento viene aggiunto ed in ogni momento è possibile vederne i dettagli, effettuare delle modifiche sullo stesso oppure eliminarlo, utilizzando gli appositi pulsanti.

DETTAGLI TRATTAMENTO

Accedere al singolo trattamento utilizzando il pulsante di accesso.

Da questa schermata è possibile assegnare lo stato del trattamento, utilizzando gli appositi pulsanti, scegliendo tra:

• Attivo
• In lavorazione
• Dismesso

E’ inoltre possibile accedere alle varie sezioni del trattamento, accessibili attraverso le tab:

• Generale
• Finalità
• Persone
• Asset
• Trasferimenti
• Rischi, Misure e DPIA
• Anagrafiche
• Violazioni
• Allegati
• Collaborazione

Generale

La sezione Generale riassume le informazioni di base compilate in fase di creazione del trattamento e consente di specificare lo stato del trattamento (In lavorazione, Attivo, Dismesso).

Finalità

La sezione Finalità cosente di compilare i diversi campi legati alle singole finalità del trattamento.

Persone

La sezione Persone del trattamento è divisa in quattro diverse tab, delle quali vengono descritte ora le diverse funzionalità.

Assegnazione Ruoli

I ruoli assegnabili alle persone sono:

• Titolare
• Contitolare
• Responsabile
• Subresponsabile
• Rappresentante
• DPO
• Referente privacy
• Incaricato

Assegnare la persona al ruolo desiderato, quindi fare clic su Salva.

Dalla stessa sezione è possiblie aggiungere una persona fisica o una persona giuridica.

Carica Nomine

Per ogni ruolo assegnato è possibile caricare il relativo documento di nomina. Selezionando la persona desiderata, a seconda del ruolo assegnato, viene indicato esplicitamente il tipo di documento che è necessario caricare:

• Contitolare: accordo di riparto
• Responsabile, Subresponsabile e Referente Privacy: nomina
• DPO: contratto di servizio
• Incaricato: lettera d’incarico
• Rappresentante: lettera di rappresentanza

E’ inoltre possibile indicare la data di inizio svolgimento ruolo, la data di termine svolgimento ruolo ed eventuali note. Infine è possibile indicare, utilizzando l’apposito flag, se per il ruolo selezionato è necessario effettuare un audit (indicando, se disponibile, la data dell’ultimo audit effettuato).

Se il ruolo per il quale si carica la nomina è un subresponsabile viene inoltre chiesto di scegliere il responsabile che lo ha nominato.

Infine per i ruoli Responsabile ed Incaricato viene concessa la possibilità di censire una sottocategoria, utile in fase di generazione dell’informativa.

Selezionare la persona dalla lista (i ruoli per i quali non è ancora stata caricata la nomina presentano l’etichetta Nomina non ancora censita), compilare i vari campi, scegliere il file da caricare, quindi confermare il caricamento facendo clic su Carica.

Visualizza Nomine

Da questa tab è possibile visualizzare la lista delle nomine che sono state caricate, suddivise per tipologia di persona (fisica o giuridica) e per ruolo assegnato. Dalla stessa tab è possibile utilizzare il pulsante modifica per effettuare variazioni relativamente alla nomina, il pulsante download per scaricare il documento di nomina, il pulsante elimina per cancellare la nomina.

Per le nomine già caricate si possono effettuare degli aggiornamenti, ad esempio nel caso in cui il contratto di servizio di un DPO venga rinnovato esplicitamente al termine del periodo indicato. In questo caso, nella tab Carica Nomine, alle persone per le quali è già stata caricata la nomina sarà stata applicata l’etichetta Aggiorna nomina. Selezionando una di questa persone e ricaricando la nomina (e compilando i diversi campi indicati in precedenza), nella tab Visualizza Nomine apparirà una nuova riga relativa a quella nomina. Rimarranno comunque visibili anche tutte le precedenti nomine caricate per la stessa persona che riveste lo stesso ruolo.

Storico Nomine

Questa tab viene popolata nel momento in cui si effettua una dismissione di una nomina relativa ad un ruolo (ad esempio perché si cambia la persona assegnata a quel determinato ruolo). Procedendo nuovamente con la fase di caricamento nomina (nella tab Carica Nomine) per la nuova persona assegnata a quel ruolo, la precedente assegnazione verrà spostata nella tab Storico Nomine. Questo permette di avere una chiara evidenza di come vengono modificati nel tempo i diversi ruoli assegnati alle persone all’interno di un trattamento. La nuova persona sarà invece visibile nella tab Visualizza Nomine.

Nell’esempio seguente si assegna una diversa persona al ruolo di DPO e la precedente assegnazione diventa disponibile nella tab Storico Nomine.

Asset

La sezione Asset del trattamento consente di assegnare al trattamento gli asset censiti in precedenza.

Selezionare l’asset desiderato dalla lista, quindi fare clic su Salva.

AGGIUNTA ASSET

Dalla stessa sezione è possiblie aggiungere un asset.

Trasferimenti

Dalla sezione Trasferimenti è possibile indicare se il trattamento in questione è soggetto ai seguenti trasferimenti:

• Trasferimento verso paesi terzi

Selezionare dalla lista i paesi verso i quali i dati relativi al trattamento vengono trasferiti.

• Trasferimento verso organizzazioni internazionali

Compilare il nome delle organizzazioni internazionali verso le quali i dati relativi al trattamento vengono trasferiti, quindi premere invio.

Al termine fare clic su Salva.

Rischi, Misure e DPIA

La sezione Rischi, Misure e DPIA del trattamento che consente di modificare (e se necessario aggiungerne altri) i rischi censiti in fase di aggiunta del trattamento e se il trattamento lo richiede di effettuare una valutazione d’impatto sul trattamento stesso. La sezione è divisa in 3 diverse tab, delle quali vengono descritte ora le diverse funzionalità.

Rischi

In questa tab, per ciascun rischio censito in fase di creazione del trattamento,  si assegna un valore di probabilità ed un valore di danno, utilizzando i quali viene calcolato un valore di rischio.

Necessità

In questa tab, attiva solo se è stato censito che il trattamento necessità di una DPIA, si compilano gli scopi, gli elementi di legittimità ed i motivi per i quali si effettua il trattamento.

Diritti

In questa tab, attiva solo se è stato censito che il trattamento necessità di una DPIA, si evidenziano i diritti degli interessati al trattamento.

Anagrafiche

La sezione Anagrafiche del trattamento consente di caricare le anagrafiche collegate al trattamento, per una facile ricerca delle stesse.

Violazioni

La sezione Violazioni del trattamento consente di censire una violazione e di produrre l’eventuale notifica da inviare all’autorità e la comunicazione da inviare agli interessati.

Allegati

Dalla sezione Allegati è possibile caricare dei documenti pdf a corredo del trattamento.

Selezionare il file da caricare e la tipologia di allegato, quindi fare clic su Upload.

MODIFICA TRATTAMENTO

Per modificare un trattamento, dalla schermata contenente la lista dei trattamenti, fare clic  sul pulsante modifica:

Modificare i campi desiderati, quindi fare clic su Modifica.

RIMOZIONE TRATTAMENTO

Per eliminare un trattamento, dalla schermata contenente la lista dei trattamenti, fare clic  sul pulsante elimina:

Viene chiesto l’inserimento della propria password. Digitare la password e fare clic su ELIMINA.

Documentazione Gestione Asset

Dopo aver fatto accesso alla pagina principale dell’organizzazione aggiuntiva è possibile, nella tab Asset e Locali, visualizzare gli asset presenti.

E’ possibile aggiungere nuovi Asset, modificare i dati degli Asset esistenti oppure rimuovere gli Asset.

AGGIUNTA NUOVO ASSET

Cliccare su Aggiungi nuovo asset.

Compilare i campi richiesti e cliccare su Aggiungi.

MODIFICA ASSET

Cliccare sul pulsante modifica. Modificare i campi desiderati e fare clic su Modifica.

RIMOZIONE ASSET

Per eliminare un asset fare clic  sul pulsante elimina:

Viene chiesto l’inserimento della propria password. Digitare la password e fare clic su ELIMINA.

Documentazione Gestione Asset

Dopo aver fatto accesso alla pagina principale dell’organizzazione è possibile, nella tab Asset e Locali, visualizzare gli asset presenti.

Per modificare i dati degli asset o aggiungerne di nuovi fare clic, in fondo alla pagina, su Gestione asset.

Nella schermata visualizzata, insieme ad altri campi, sono presenti quelli relativi agli asset.

E’ possibile aggiungere nuovi Asset, modificare i dati degli Asset esistenti oppure rimuovere gli Asset.

AGGIUNTA NUOVO ASSET

Se non è ancora presente un asset, è possible compilare direttamente i campi del nuovo asset.

Se invece è già presente almeno un asset e si deve aggiungerne un ulteriore, cliccare sul pulsante di aggiunta e quindi compilare i campi.

Al termine cliccare su Salva.

MODIFICA ASSET

Modificare i campi desiderati e cliccare su Salva.

RIMOZIONE ASSET

Per rimuovere un asset cliccare sul pulsante elimina. Appare un messaggio indicante che l’asset in questione viene utilizzato dai moduli indicati.Se l’asset non è più necessario confermare la rimozione.

Fare quindi clic su Salva.

Documentazione Gestione Registro

Dopo aver fatto accesso alla pagina principale dell’organizzazione (primaria o in outsourcing) è possibile visualizzare i registri presenti o crearne di nuovi spostandosi sulla tab Registri.

Per creare un nuovo registro, fare clic su Aggiungi nuovo registro.

Scegliere quindi la tipologia di registro da aggiungere (Titolare o Responsabile) e selezionare una o più sedi alle quali assegnare il registro. Fare quindi clic su Aggiungi.

Per visualizzare i dettagli del singolo registro cliccare sul pulsante di accesso al registro.

Per eliminare un registro fare clic  sul pulsante elimina:

Viene chiesto l’inserimento della propria password. Digitare la password e fare clic su ELIMINA.

AGGIUNTA SEDE LEGALE

Per aggiungere una nuova sede legale fare clic, in fondo alla pagina, su Aggiungi sede legale.

Compilare i campi richiesti e fare clic su Aggiungi.

MODIFICA SEDE LEGALE

Cliccare sul pulsante modifica, modificare i campi desiderati e cliccare su Modifica.

AGGIUNTA SEDE AGGIUNTIVA

Nel momento in cui viene aggiunta la sede legale viene attivata la possiiblità di aggiungere altri sedi.

Per aggiungere una nuova sede, fare cic su Aggiungi sede.

Compilare i campi richiesti e fare clic su Aggiungi.

MODIFICA SEDE AGGIUNTIVA

Cliccare sul pulsante modifica, modificare i campi desiderati e cliccare su Modifica.

Attivare il flag Sede legale se si vuole che la sede diventi la nuova sede legale dell’organizzazione.

RIMOZIONE SEDE AGGIUNTIVA

Per eliminare una sede fare clic  sul pulsante elimina:

Viene chiesto l’inserimento della propria password. Digitare la password e fare clic su ELIMINA.

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Video aggiunta Persona Fisica e Persona Giuridica

Documentazione Gestione Persone

Dopo aver fatto accesso alla pagina principale dell’organizzazione (primaria o in outsourcing) è possibile gestire le persone dell’organizzazione ed i relativi documenti (nomine, informative) spostandosi sulla sezione Persone. La sezione è divisa in sei tab:

• Lista persone per tipo
• Lista persone per ruoli
• Caricamento da CSV
• Stampa Nomine e Informative
• Carica Nomine e Informative firmate
• Visualizza Nomine e Informative caricate

Alle persone censite, che possono essere Persone Fisiche o Persone Giuridiche, potranno essere poi assegnati i seguenti ruoli all’interno dei trattamenti:

Ruoli assegnabili per essere conformi alla normativa privacy:

• Titolare
• Contitolare
• Responsabile
• Subresponsabile
• Rappresentante
• DPO
• Referente privacy
• Incaricato

Ruoli assegnabili per la stampa delle informative:

• Dipendente
• Cliente
• Cliente per marketing
• Fornitore

RUOLI ASSEGNATI IN AUTOMATICO

Nel momento in cui si censisce un nuovo trattamento all’interno del Registro del Titolare, al ruolo Titolare viene automaticamente assegnata la persona giuridica che si riferisce all’organizzazione che gestisce il trattamento.

Nel momento in cui si censisce un nuovo trattamento all’interno del Registro del Responsabile, al ruolo Responsabile viene automaticamente assegnata la persona giuridica che si riferisce all’organizzazione che gestisce il trattamento.

Lista persone per Tipo

In questa tab vengono riportate tutte le persone già censite, suddivise in base al tipo (fisica / giuridica). Inoltre per ciascuna persona, cliccando sul pulsante lista,  viene data indicazione del numero di trattamenti nei quali la persona riveste un ruolo ed ulteriori indicatori dello stato di quel ruolo. Nell’esempio sottostante, alla persona selezionata è stato assegnato il ruolo di responsabile nel trattamento “database dipendenti” e viene indicato, attraverso la presenza di un’icona, che si tratta di un responsabile esterno. Inoltre la stessa persona è responsabile  esterno anche del trattamento “database clienti” ed inoltre viene visualizzato un alert indicante la mancanza di una nomina per quel ruolo. Cliccando sul uno dei ruoli presenti nella lista si accede al trattamento nel quale è stato assegnato.

Nella stessa tab possono inoltre essere aggiunte nuove persone.

PERSONA FISICA

Per creare una nuova persona fisica, cliccare su Aggiungi persona fisica.

Viene chiesto di inserire alcuni dati (i campi obbligatori sono segnalati attraverso il simbolo *) relativi alla persona:

• se interno / esterno (nel caso in cui la persona sia il DPO, rif. articolo 37 GDPR, oppure il Responsabile)
• Nome
• Cognome
• Mail
• PEC
• CF
• Telefono

Se si sta aggiungendo una persona a partire dall’organizzazione primaria è inoltre possibile indicare se quella persona deve essere visibile solo per l’organizzazione primaria o anche per eventuali altre organizzazioni aggiuntive già censite (ad esempio quella persona potrebbe essere un DPO che successivamente potrebbe essere censito per più organizzazioni).

Fare clic su Aggiungi.

PERSONA GIURIDICA

Per creare una nuova persona giuridica, cliccare su Aggiungi persona giuridica.

Viene chiesto di inserire alcuni dati (i campi obbligatori sono segnalati attraverso il simbolo *) relativi alla persona:

• Ragione sociale
• Referente interno
• PIVA
• CF
• Mail
• Telefono
• PEC
• Indirizzo
• Povincia
• Città
• CAP
• Stato

Se si sta aggiungendo una persona a partire dall’organizzazione primaria è inoltre possibile indicare se quella persona deve essere visibile solo per l’organizzazione primaria o anche per eventuali altre organizzazioni aggiuntive già censite (ad esempio quella persona potrebbe essere un DPO che successivamente potrebbe essere censito per più organizzazioni).

Fare clic su Aggiungi.

Le persone possono essere modificate in ogni momento cliccando sul pulsante modifica ed eliminate cliccando sul pulsante elimina.

Lista persone per Ruoli

In questa tab vengono riportati tutti i ruoli con l’indicazione, per ognuno, del numero di trattamenti nei quali il ruolo è stato assegnato.

Inoltre per ciascun ruolo, cliccando sul pulsante lista,  viene data indicazione del numero di trattamenti nei quali il ruolo è stato assegnato ed ulteriori indicatori dello stato di quel ruolo. Nell’esempio sottostante, il ruolo Responsabile è stato assegnato nel trattamento “buste paga” e viene indicato, attraverso la presenza di un’icona, la mancanza di una nomina per quel ruolo. Inoltre lo stesso ruolo è stato assegnato al trattamento “database dipendenti” e al trattamento “database clienti”, nel quale viene indicato che si tratta di un responsabile esterno ed inoltre viene visualizzato un alert indicante la mancanza di una nomina per quel ruolo. Cliccando su uno dei ruoli presenti nella lista si accede al trattamento nel quale è stato assegnato.

Caricamento da CSV

In questa tab è possibile importare in modo massivo da un file di input (in formato CSV e generato in autonomia dall’utente) un elenco di Persone Fisiche o Persone Giuridiche (vedi pagina di help specifica).

Stampa Nomine e Informative

In questa tab è possibile stampare, in formato .docx, i documenti relativi allae nomine assegnate. Puoi stampare inoltre le informative per i dipendenti, per i clienti, per i clienti ai fini marketing e per i fornitori.

Nella sezione è presente una funzionalità di ricerca attraverso la quale è possibile i filtrare i risultati.

Carica Nomine e Informative Firmate

In questa tab è possibile caricare le nomine o le informative che sono state restituite firmate dai soggetti interessati. Ad ogni documento generato da UIDAPO viene applicato un codice univoco, presente nel pié di pagina del documento stesso:

In questo esempio il codice del documento è 10-UWBYN. Il codice va utilizzato in fase di caricamento della nomina o dell’informativa firmare, in modo tale da creare un collegamento certo tra la persona/ruolo ed il documento.

Inserire il codice del documento e premere su Cerca.

Il codice viene riconosciuto e assegnato alla persona/ruolo

E’ possibile quindi selezionare il documento firmato e premere su Carica per effettuare il caricamento nella gestione documentale di UIDAPO.

Visualizza Nomine e Informative caricate

In questa tab è presente l’elenco delle nomine e delle informative firmate e caricate.

Nella schermata visualizzata, insieme ad altri campi, sono presenti quelli relativi alla sede legale ed alle sedi aggiuntive.

E’ possibile modificare i dati della Sede Legale ed è possibile modificare, aggiungere e rimuovere le Sedi Aggiuntive.

MODIFICA SEDE LEGALE

Modificare i campi desiderati e cliccare su Salva.

AGGIUNTA SEDE AGGIUNTIVA

Se non è ancora presente una sede aggiuntiva, è possible compilare direttamente i campi della nuova sede.

Se invece è già presente almeno una sede aggiuntiva e si deve aggiungerne un’ulteriore, cliccare sul pulsante di aggiunta e quindi compilare i campi.

Al termine cliccare su Salva.

MODIFICA SEDE AGGIUNTIVA

Modificare i campi desiderati e cliccare su Salva.

RIMOZIONE SEDE AGGIUNTIVA

Per rimuovere un sede aggiuntiva cliccare sul pulsante elimina, quindi fare clic su Salva.

Per aggiungere un’organizzazione, fare clic su Aggiungi nuova organizzazione.

Inserire i dati richiesti e fare clic su Aggiungi. L’organizzazione viene aggiunta.

Si trova già censita la sede legale dell’organizzazione, i cui dati sono stati inseriti in fase di attivazione.

Nella schermata principale del modulo si possono trovare alcuni link che consentono di accedere in modo immediato e con un solo clic ad alcuni degli elementi maggiormente utilizzati:

• Ricerca: visualizza la schermata del motore di ricerca del modulo, dove è possibile cercare qualsiasi informazione inserita. I risultati della ricerca sono cliccabili e consentono di accedere direttamente alla sezoine nella quale sono stati censiti;
• Sedi: visualizza la scherma generale dell’organizzazione, dove è presente la sezione relativa alle sedi;
• Registri: visualizza la sezione dei registri, dove è possibile trovare i registri già creati o crearne di nuovi;
• Persone: visualizza la sezione persone, dove è possibile trovare le persone già censite o crearne di nuove;
• Asset: visualizza la sezione relativa agli asset, nella quale è possibile trovare gli asset già creati o crearne di nuovi.

Per gli elementi Sedi, Registri, Persone e Asset viene inoltre indicato il numero di record già censiti per quella tipologia.

E’ inoltre presente il pulsante Aggiungi nuova organizzazione, che consente di aggiungere una nuova organizzazione gestita in outsourcing.

Cliccando sul pulsante di accesso all’organizzazione si possono invece trovare le sezioni Ricerca, Generale, Registri, Persone e Asset.